Rijkswaterstaat
Documentalist project Circulaire Werf Duivelseiland
Vandaag toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Word gratis lidOver de opdracht
Opdrachtomschrijving
Voor het project Circulaire Werf is een documentalist nodig die het projectarchief beheert en borgt binnen de projectafspraken en de geldende kaders. De opdracht richt zich op het beheer van archivering in een documentmanagementsysteem. Tijdens de projectuitvoering voert de documentalist werkzaamheden uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie, met aandacht voor vertrouwelijkheid. Daarnaast ondersteunt de rol de inrichting en het actueel houden van het ordeningsplan, het waarderen van dossiers en het beschikbaar houden van middelen voor documentbeheer en archivering.
Het beheer van een digitaal projectarchief omvat onder andere het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix, het verlenen en intrekken van autorisaties en het werken met rechtengroepen met unieke rechten. De documentalist richt waar nodig standaardweergaven of standaardzoekvragen in binnen het documentmanagementsysteem ten behoeve van medewerkers. Ook geeft de documentalist instructie en opleiding aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
Verder verzorgt de documentalist het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, muteren en verplaatsen van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur en houdt hij alle documenten behorend bij het projectarchief actueel. De rol ziet toe op een correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de vigerende kaders, inclusief het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon via routering van post- en e-mailstukken. Daarnaast meldt de documentalist storingen aan het lokaal functioneel beheer.
De documentalist identificeert en meldt verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen via het proces van het lokaal functioneel beheer. Ook richt hij werkomgevingen en datarooms in en voert hij inhoudelijke migraties van documenten uit, inclusief het updaten en aanvullen van metadata. Tot slot coördineert de rol documenten en informatiestromen en geeft hij mede vorm aan het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten, in intensieve samenwerking met contractmanagement en de IPM-rolhouders.
Doel van de opdracht
- Inrichten van een projectarchief conform de afspraken met de opdrachtgever, met borging van kwaliteitseisen voor ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata.
- Beschikbaar houden van actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en de ordeningsstructuur.
Werkarrangement: de opdracht kent een on-site component op dinsdag en/of woensdag. Een werklocatie is daarbij leidend; de belangrijkste locatie is op dit moment een kantoor van de organisatie, met in de toekomst mogelijke variatie richting een kantoor in de regio en/of een locatie op het project.
Eisen
- Minimaal HBO denk-en werkniveau met een afgeronde Mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
- Ervaring met het zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen
Wensen
- Ervaring met het werken bij een overheidsorganisatie en/of vergelijkbare opdrachtgevers
- Kennis van relevante kaders en regelgeving
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie