Rijkswaterstaat
Documentalist Programmateam beweegbare bruggen NN
Vandaag toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Word gratis lidOver de opdracht
Beweegbare bruggen vormen een essentieel onderdeel van het weg- en vaarwegennetwerk. Binnen de organisatie wordt een programmatische aanpak ingericht om meerdere bruggen gelijktijdig en in samenhang aan te pakken, waarbij onder één contract meerdere bruggen in een verkorte doorlooptijd achter elkaar worden voorbereid, gerealiseerd en beheerd. Deze ontwikkeling vraagt om een herinrichting van het documentmanagement: waar documentmanagement voorheen per brug werd ingericht, gebeurt dit nu op programma- en clusterniveau binnen een uniforme werkomgeving. Binnen dit context voert het programmateam aanvullende optimalisatie en standaardisatie door in processen en inrichting, wat nieuwe eisen stelt aan de rol van documentalist.
Opdrachtomschrijving
De opdracht wordt uitgevoerd binnen de kaders en richtlijnen van het project. Als documentalist ben je verantwoordelijk voor het beheer van archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS). Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers bij het correct vastleggen, beheren en archiveren van informatie. Je registreert, metadatert, ordent en classificeert documenten en informatie, houdt het ordeningsplan actueel en beheert dossiers. Daarnaast verzorg je autorisaties, ondersteun je projectmedewerkers met trainingen, instructies en advies en zorg je ervoor dat de benodigde middelen beschikbaar zijn om documentbeheer efficiënt uit te voeren.
Een belangrijk onderdeel van de rol is het coachen van projectmedewerkers. Hiermee vergroot je hun bewustzijn van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming en help je hen om deze taken op een juiste en zelfstandige manier uit te voeren. Zo lever je een bijdrage aan continue verbetering van de informatiehuishouding binnen het programma.
Werkzaamheden omvatten onder meer het opstellen, beheren en actueel houden van de autorisatiematrix; het verlenen, wijzigen en intrekken van autorisaties binnen het DMS; het inrichten van standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten op basis van informatiebehoefte; het inwerken en instrueren van projectmedewerkers op het gebied van documentbeheer en archiefvorming; en het aanmaken, ordenen, waarderen, selecteren en beheren van (sub)dossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur. Je houdt ook projectdocumentatie die betrekking heeft op het projectarchief actueel, verplaatst en herstructureert documenten en (sub)dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt en ziet toe op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders. Daarnaast zorg je voor tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers, signaleer en meld je verstoringen aan de lokale functioneel beheerder (LFB) en werk je samen met de verantwoordelijke beheerorganisatie. Tot slot inventariseer en draag je verbetervoorstellen aan voor applicaties en processen volgens de procedures van LFB.
Doel van de opdracht is het inrichten van een projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en de gestelde kwaliteitseisen, met onder andere ordening, waarderen en selecteren en het toepassen van metadata. Daarnaast gaat het om het beschikbaar hebben en actueel houden van middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en de ordeningsstructuur.
Werkplek: Leeuwarden.
Eisen
- Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een Nederlandse overheidsdienst met werken in een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
Wensen
- Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
- Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata)
- Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
- De mate van het voldoen aan de genoemde competenties