Kadaster
(Operationeel) Adviseur Recordsmanagement
Vandaag toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Word gratis lidOver de opdracht
Als (operationeel) adviseur Recordsmanagement ondersteun je de inrichting, uitvoering en verbetering van het actieve en passieve Wet open overheid (WOO)-proces binnen de directie Data, Governance en Vernieuwing. Binnen de context van het openbaar bestuur valt de organisatie onder onder meer de Archiefwet; daarom richt jouw werk zich op operationeel informatie- en archiefbeheer en op het borgen van uniforme werkafspraken rondom informatiemanagement.
Opdracht en rol
Vanuit recordsmanagement richt de opdracht zich op het verder inrichten en uitvoeren van de werkzaamheden van een operationeel adviseur recordsmanagement. Dit omvat onder andere advisering over archivering binnen de eigen directie, het inventariseren van archieven, en het voorbereiden van vervanging, overbrenging en vernietiging. Je werkt hierbij deels samen met de strategisch recordsmanager en de tactisch adviseur die binnen dezelfde directie gepositioneerd zijn.
In relatie tot de WOO neem je taken over van een ingehuurde medewerker die het WOO-proces inricht. In de beginfase ligt de nadruk op het uitdragen van het aangepaste proces binnen de organisatie, het ondersteunen van collega’s bij vragen over het proces, en het monitoren van zowel actieve als passieve WOO-activiteiten inclusief rapportage. Waar grote WOO-verzoeken worden uitgevoerd met betrokkenheid van meerdere directies en grote hoeveelheden documentatie, wordt ook een actieve rol verwacht. Naarmate het proces meer volwassen wordt, verschuiven de werkzaamheden richting formelere monitoring en rapportage.
Werkzaamheden
- Uitvoering WOO: het uitvoeren van regietaken voor actieve en passieve WOO, en het begeleiden en uitvoeren van passieve WOO-verzoeken binnen de directie DGV.
- Werkplekondersteuning en advisering: optreden als dagelijkse, laagdrempelige aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over opslaan, terugvinden en metadateren van informatie; adviseren van archiefbewerkers over wet- en regelgeving, bewaartermijnen en het beheer van informatieobjecten; vertalen van centrale tactische inrichtingsoplossingen naar praktische werkafspraken en werkinstructies voor de eigen directie, in afstemming met collega’s van andere directies.
- Inventariseren, vernietigen en overbrengen: voorbereiden en uitvoeren van vernietiging op basis van de geldende selectielijst binnen de directie DGV; voorbereiden van overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; proactief in kaart brengen (inventariseren) van bestaande analoge en digitale archieven en adviseren bij nieuwe archiefvorming binnen de directie.
- Implementatie en uniformiteit: begeleiden van veranderingen in werkwijze rondom informatiemanagement; stimuleren van uniforme werkwijzen en bewaken dat de uniforme, organisatiebrede werkwijze voorrang krijgt boven directiespecifieke wensen, of afstemming zoeken met de recordmanager wanneer dit niet kan; signaleren waar beleid kaders onvoldoende aansluit op de praktijk en dit terugleggen naar het Virtuele Team Recordmanagement via weekstart of operationeel overleg.
- Systeemgebruik en kwaliteitsbewaking: uitvoeren van controles op kwaliteit en juiste archivering door medewerkers; signaleren van operationele risico’s en knelpunten; ophalen van gebruikerswensen en knelpunten in systemen (zoals DMS/RMA en Microsoft 365) en deze als operationele input bespreken met de Product Owner van digitale archiefsystemen; verzorgen van instructies of kennissessies om informatiebewustzijn binnen de directie te bevorderen; vastleggen van uitvoeringsinstructies binnen de eigen directie zodat taken stapsgewijs overgenomen kunnen worden door een interne adviseur die hierop voortbouwt.
De werkzaamheden vinden plaats binnen een organisatie die werkt met een agile/kanban werkwijze (via Jira) en met ondersteuning van digitale werkplekomgevingen en archiveringsoplossingen, waaronder Microsoft 365 (SharePoint en Teams) en DMS/RMA, met aandacht voor kwaliteitsborging en uniformiteit. De opdracht start op 21-09-2026 en loopt tot en met 31-12-2026.
Werkplekafspraak: minimaal 2 dagen per week op kantoor in Apeldoorn en de overige tijd op afstand, passend binnen een inzet van 32 tot 36 uur per week.
Eisen
- De kandidaat beheerst de Nederlandse taal vloeiend, in woord en geschrift
- De kandidaat heeft aantoonbare operationele ervaring met de Archiefwet en aansluitende regelgeving, minimaal 2 jaar, aan te tonen via eerdere werkgevers dan wel opdrachten
- De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO-opleiding in de richting van Informatiemanagement, Archiefwetenschap (bijv. Archiefwetenschap II) of een vergelijkbare relevante discipline
- De kandidaat is beschikbaar om minimaal 2 dagen in de week op het kantoor in Apeldoorn aanwezig te zijn en kan zich voor minimaal 32 en maximaal 36 uur committeren aan de opdracht
- Het CV dient in het Nederlands te zijn opgesteld en mag niet langer zijn dan maximaal 6 pagina’s A4
- Motivaties op de eisen en antwoorden op de gunningscriteria dienen binnen de opgegeven CV-pagina’s te worden opgenomen
Wensen
- Met operationeel informatie- en archiefbeheer (Recordmanagement)
- Met de Wet open overheid (Woo)
- Aanpak/motivatie voor werkplekondersteuning en uniformiteit