ICTU
Project Control Regisseur
Vandaag toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Word gratis lidOver de opdracht
Voor een Europees subsidieprogramma gericht op de ontwikkeling en opschaling van generatieve AI-toepassingen binnen Europese overheden wordt een medewerker als Project Control Regisseur ingezet. Het programma wordt uitgevoerd in samenwerking met meerdere deelnemende landen en kent een internationale bestuurlijke omgeving waarin Europese eisen voortdurend worden verbonden met nationale beleidskaders en de operationele realisatie van programmadoelstellingen. Nederland vervult daarbij een coördinerende rol; de Nederlandse projectorganisatie verzorgt de nationale inbreng en coördineert daarnaast de internationale programmaverantwoording richting de Europese Unie. De inzet vindt plaats ter ondersteuning van het programmamanagementteam, onder afstemming met de programmamanager.
Rol en verantwoordelijkheden
De Project Control Regisseur ondersteunt het programmamanagementteam bij de integrale aansturing van het programma en draagt bij aan het realiseren van programmadoelstellingen binnen de afgesproken kaders van tijd, budget, kwaliteit en scope. De rol richt zich op het bewaken van de samenhang tussen werkpakketten, projecten en programmadoelstellingen en op het ondersteunen van de inrichting en uitvoering van governance binnen het programma.
In nauwe afstemming met het programmateam coördineert de Project Control Regisseur de samenwerking tussen stakeholders, consortiumpartners en externe adviseurs. Daarbij verzorgt de rol effectieve rapportagestructuren, subsidieverantwoording, risicobeheersing en bestuurlijke ondersteuning. De Project Control Regisseur adviseert de opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep over de gevolgen van strategische keuzes binnen het Europese contractuele en subsidiekader en over de impact daarvan op de uitvoering van het programma. De werkzaamheden worden uitgevoerd in een complexe internationale context met een strategisch karakter, waarin het Europese perspectief leidend is.
Werkzaamheden
- Deelnemen aan overlegorganen die verbonden zijn aan de aansturing van het programma.
- Bijdragen aan de werkzaamheden van het projectmanagementteam.
- Afstemming met het subsidiemanagement en bewaking van deadlines voor rapportages, deliverables en milestones.
- Afstemming met de projectsecretaris voor urenverantwoording.
- Feedback vanuit het consortium overbrengen naar het programma team.
- Interne afstemming voor noodzakelijke bedrijfsvoering in het kader van het programma, waaronder procurement.
- Inhoudelijke bijdragen leveren aan instrumenten voor de relatie met de buitenwereld, zoals bijeenkomsten en ondersteuningsproducten, in afstemming met communicatie- en ondersteunende activiteiten.
- Rapporteren over doelen, activiteiten en voortgang.
- Zelfstandig werken op basis van afgestemde resultaten en werkverdeling afstemmen binnen het team.
- Ondersteunen van een specifiek werkpakket gericht op outreach en samenwerking met andere samenwerkingsverbanden.
- Programmabeheersing en governance: inrichting en onderhoud van een integraal overzicht van mijlpalen, deliverables, afhankelijkheden en risico’s; periodieke actualisatie van voortgangsinformatie voor programmamanagement, stuurgroep en opdrachtgever; tijdige signalering van afwijkingen en advies over beheersmaatregelen.
- Subsidie- en programmaverantwoording: coördinatie van de voorbereiding van voortgangsrapportages en verantwoordingsproducten richting de Europese programmaorganisatie; bewaking van deadlines en mijlpalen binnen het consortium; ondersteuning bij audits, reviews en andere verantwoordingsmomenten.
- Stakeholder- en consortiummanagement: organiseren en ondersteunen van afstemming tussen consortiumleden, nationale projectorganisaties en relevante stakeholders; vastlegging en opvolging van acties en besluiten uit internationale en nationale overlegstructuren; bijdragen aan effectieve samenwerking tussen deelnemende landen en organisaties.
- Bestuurlijke ondersteuning: voorbereiding van besluitvormingsdocumenten, voortgangsrapportages, risicoanalyses en managementinformatie voor opdrachtgever, programmamanager en stuurgroep; adviseren over de impact van strategische, organisatorische en operationele keuzes op de uitvoering binnen de kaders van de Europese subsidie.
Beoogde deelresultaten
De opdracht wordt als succesvol uitgevoerd beschouwd wanneer governance-, rapportage- en beheersingsprocessen aantoonbaar zijn ingericht en uitgevoerd, relevante rapportages en verantwoordingsproducten tijdig en conform richtlijnen zijn opgeleverd, risico’s en afhankelijkheden structureel zijn gemonitord en gedocumenteerd, en overdrachtsproducten beschikbaar zijn gesteld aan opdrachtgever en beheerorganisatie.
De voortgang en resultaten worden periodiek beoordeeld door de opdrachtgever in afstemming met betrokken portfolio- en projectorganisaties en de Europese programmaorganisatie. De beoordeling vindt plaats op basis van voortgang van werkpakketten, gerealiseerde deliverables en de kwaliteit van rapportages en samenwerking binnen het programma. Er is een reële kans dat verwachte doorlooptijd wijzigt door verschuiving van Europese deadlines en daarmee samenhangende mijlpalen.
Eisen
- WO werk- en denkniveau
- Per direct beschikbaar
- Minimaal 5 jaar relevante en aantoonbare ervaring in het speelveld van EU programma’s met (rijks)overheden, bedrijven en research instellingen
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met internationale projecten of programma’s waarin wordt samengewerkt met meerdere organisaties of overheden
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met Europese subsidieprogramma’s of EU-projecten, inclusief samenwerking met internationale partners en rapportage aan de EU
Wensen
- Relevante ervaring met multidisciplinaire samenwerking in internationale programma’s met meerdere overheden en partners
- Aantoonbare ervaring met AI-projecten of data-gedreven digitale oplossingen binnen de publieke sector
- Bekend met AI-beleid en ontwikkelingen in Nederland en de EU, waaronder AI Act, generatieve AI, digitale soevereiniteit en Europese data-ecosystemen