Gemeente Zoetermeer
Domein Secretaresse Samenleving
4 dagen geleden toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Over de opdracht
Werkomgeving
De opdracht vindt plaats binnen het maatschappelijke domein van een gemeentelijke organisatie. Dit domein werkt aan opgaven die inwoners raken en omvat onder meer jeugd en onderwijs, gezondheid en maatschappelijke ondersteuning, inkomen en bestaanszekerheid en vrije tijd. De ondersteuning richt zich in eerste instantie op de eerste drie onderdelen.
In deze brede en dynamische omgeving komen uiteenlopende onderwerpen, belangen en werkzaamheden samen. Je werkt nauw samen met drie collega-secretaresses; samen met een vaste secretaresse voor vrije tijd vormen jullie een ervaren secretariaat dat werkzaamheden verdeelt en de continuïteit van de managementondersteuning verzorgt. Een groot deel van het werk komt binnen via een gezamenlijke mailbox, waar ook spoedverzoeken tussen kunnen zitten. De functie omvat reguliere secretariële ondersteuning en bestuurlijke en administratieve processen. Daarbij is zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie van belang.
Opdracht en werkzaamheden
Als domeinsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden en teammanagers bij secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je beheert en prioriteert agenda’s, bereidt overleggen en bijeenkomsten voor en organiseert deze. Je stelt agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken op en verspreidt deze, notuleert en bewaakt acties, afspraken en termijnen.
Daarnaast ondersteun je de procesmatige voorbereiding van portefeuillehouderoverleggen en verwerk je stukken in het digitale vergadersysteem. Je coördineert correspondentie en bestuurlijke stukken, ondersteunt bij de afhandeling van klachten en bij administratieve processen zoals facturen en financiële verplichtingen. Ook organiseer je bijeenkomsten, bewaak je de gezamenlijke mailbox en pak je reguliere en spoedeisende verzoeken op of zet je deze uit. Je onderhoudt contact met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.
Je werkt in teamverband en stemt werkzaamheden af met de andere secretaresses. De omgeving vraagt om snel schakelen tussen verschillende zaken en gesprekspartners, zelfstandig prioriteiten stellen en overzicht houden. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en gaat integer, discreet en zorgvuldig om met informatie.
Werklocatie en werkdagen
De werkzaamheden worden grotendeels op locatie uitgevoerd in het stadhuis in Zoetermeer. Thuiswerken is in overleg mogelijk. De werkdagen zijn in ieder geval maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Bij een werkweek van vier keer negen uur is woensdag de vrije dag.
Eisen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse
- Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en organiseren van overleggen, waaronder het opstellen en verspreiden van agenda’s en vergaderstukken, notuleren en het bewaken van acties, afspraken en termijnen
- Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van secretariële ondersteuning, managementsupport of vergelijkbaar
- Beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1-niveau