Gemeente Leidschendam-Voorburg
Externe projectadviseur procesvastlegging
Vandaag toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Word gratis lidOver de opdracht
Afdeling
De opdracht vindt plaats binnen een publieke organisatie in het domein van informatiemanagement, ICT-service en onderzoek (IISO). Het team werkt vanuit twee invalshoeken: informatiemanagement, waaronder informatiebeveiliging, business intelligence en onderzoek, en ICT-service voor beheer. De organisatie wordt aangestuurd door de CIO en teamleiders en ondersteund door een breder team met rollen op het gebied van kwaliteit, security, delivery en financiën. De externe projectadviseur werkt binnen dit informatiedomein aan een organisatiebreed implementatietraject.
Opdracht en aanleiding
De gemeente voert een organisatiebreed implementatietraject uit voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Een kernonderdeel hiervan is het beschrijven en vastleggen van kroonjuwelen: kritieke processen als fundament voor verdere ontwikkeling. Ter ondersteuning van dit traject wordt een externe projectadviseur procesvastlegging ingehuurd.
Doel van de opdracht
Het doel is het opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen. Deze beschrijvingen komen tot stand samen met medewerkers, sluiten aan op vastgestelde kaders en formats, en worden centraal en duurzaam vastgelegd in de gekozen ICT-omgeving.
Scope en werkzaamheden
De werkzaamheden richten zich op drie fasen van procesvastlegging.
1. Vastleggen van processen
- Deelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren.
- Tijdens sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS-IS).
- Knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden signaleren (zonder besluitvorming).
- Een correcte, herkenbare weergave waarborgen zoals bedoeld door de deelnemers.
- Werkuitkomsten vertalen naar processtappen, rollen en verantwoordelijkheden, input/output en relevante koppelingen met andere processen.
- Uitwerken volgens afgesproken formats (bijvoorbeeld proceskaarten, diagrammen of een gelijkwaardig format).
- Conceptbeschrijvingen afstemmen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.
- Procesbeschrijvingen invoeren en structureren in de gekozen ICT-omgeving, zoals een procesmanagementtool of gedeelde digitale omgeving.
- Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid.
- Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur.
- Knelpunten in tooling of werkwijze signaleren richting de projectleider.
- Vastgelegde procesuitkomsten uit werksessies.
- Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens het vastgestelde format.
- Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT-omgeving.
- Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept/vastgesteld).
- Signalering en verbetervoorstellen met betrekking tot procesvastlegging en tooling (ter informatie).
2. Uitwerken van procesbeschrijvingen
3. Vastleggen in ICT-systemen
Resultaat en deliverables
De projectleider beoordeelt de deliverables.
Eisen
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het beschrijven, vastleggen en uitwerken van processen
- Minimaal een afgeronde HBO-bachelor opleiding
- Aantoonbare werkervaring met het ophalen van procesinformatie tijdens werksessies met medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
- Aantoonbare werkervaring met het vastleggen van procesinformatie in een ICT-omgeving, zoals een procesmanagementtool, documentmanagementsysteem of gedeelde digitale omgeving
- Beschikbaar per 20 augustus 2026 voor 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht. Dit dient duidelijk uit het cv te blijken
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met procesmodellering, bijvoorbeeld met BPMN, proceskaarten, swimlanes, SIPOC, Visio, Mavim, BlueDolphin of een vergelijkbare methodiek/tool
- Aantoonbare werkervaring met het deelnemen aan, begeleiden of ondersteunen van werksessies waarin procesinformatie wordt opgehaald bij medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
- Aantoonbare werkervaring met het invoeren, structureren, beheren en vindbaar maken van procesdocumentatie in een digitale ICT-omgeving, inclusief naamgeving, versiebeheer en/of statusbeheer
- Aantoonbare werkervaring met procesvastlegging binnen het domein informatiemanagement, ICT, informatiebeheer, kwaliteitsmanagement, risicomanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagement of bedrijfsvoering