Rijkswaterstaat
Documentalist -Veilingbureau NOVA
2 dagen geleden toegevoegd
Sommige details van deze opdracht zijn niet publiek beschikbaar.
Over de opdracht
De documentalist ondersteunt en coördineert het documentbeheer binnen een project van de landelijke uitvoeringsorganisatie voor infrastructuur en waterbeheer. De werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de projectrichtlijnen. De invulling is hybride, in afstemming met de opdrachtgever. Vanwege de ondersteunende en coördinerende rol is regelmatige aanwezigheid op de projectlocatie in Den Bosch gewenst.
Werkzaamheden
De documentalist beheert de archivering in het documentmanagementsysteem. Dit omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie, waaronder het toepassen van vertrouwelijkheidsindelingen. Ook houdt de documentalist het ordeningsplan actueel, waardeert dossiers, beheert toegangsrechten en zorgt voor de benodigde middelen voor documentbeheer.
Een belangrijk onderdeel van de rol is het begeleiden en instrueren van projectmedewerkers, zodat zij hun verantwoordelijkheden rond documentbeheer en archiefvorming goed uitvoeren. De documentalist stelt onder meer een autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen op en houdt deze actueel. Daarnaast richt de documentalist dossiers in en beheert deze, verwerkt en verplaatst documenten, ziet toe op de juiste behandeling van inkomende, interne en uitgaande stukken en zorgt dat informatie tijdig bij de juiste personen beschikbaar is.
Storingen en verbetervoorstellen voor de gebruikte toepassingen worden gemeld bij de betreffende functioneel-beheerorganisatie. De documentalist werkt onder aansturing van de opdrachtgever en draagt bij aan een continu verbeterende informatiehuishouding.
Beoogd resultaat
Het projectarchief is ingericht volgens de gemaakte afspraken en geldende kwaliteitseisen, met een actuele ordeningsstructuur en correcte toepassing van waardering, selectie en metadata. De hulpmiddelen voor documentbeheer, zoals autorisatiematrix, werkinstructies en handleidingen, zijn actueel. Het archief is ingericht met het oog op de vereisten voor openbaarmaking van overheidsinformatie.
Eisen
- Minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een documentmanagementsysteem (DMS) en digitaal archiveren.
- Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van ICT-middelen voor document- en informatiebeheer.
- Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
- De Nederlandse taal beheersen.
- In het cv moeten de eisen en wensen expliciet worden vermeld, inclusief de mate waarin eraan wordt voldaan.